Jak sprawdzić czy firma istnieje i czy firma jest aktywna po NIP przed zapłatą

Podstawa wykreślenia

Co mówi podstawa prawna w wykazie, gdy firmę wykreślono z VAT

Gdy naczelnik urzędu skarbowego wykreśla firmę z rejestru bez zawiadamiania jej, wykaz podaje nie tylko datę, lecz także przepis, na którym się oparł. To najbardziej niedoceniana informacja w całym sprawdzeniu, bo odróżnia firmę, która na pół roku zawiesiła działalność, od firmy, której urząd nie znalazł pod żadnym adresem. Poniżej przepisy z art. 96 ustawy o VAT, które spotkasz w odczycie.

• art. 96 ust. 9 pkt 1

  Podatnik nie istnieje

  Urząd stwierdził, że pod podanymi danymi nie ma działającej firmy. Najpoważniejszy sygnał: nie płać, dopóki nie wyjaśnisz, z kim rozmawiasz.

• art. 96 ust. 9 pkt 2

  Brak kontaktu mimo udokumentowanych prób

  Urząd nie może się skontaktować z firmą ani jej pełnomocnikiem. Typowe dla firm „na słupa" i spod wirtualnego adresu.

• art. 96 ust. 9 pkt 3

  Dane w zgłoszeniu niezgodne z prawdą

  Firma podała nieprawdziwe dane przy rejestracji. Faktura od niej to realne ryzyko zakwestionowania odliczenia.

• art. 96 ust. 9 pkt 4

  Niestawiennictwo na wezwania urzędu

  Firma albo jej pełnomocnik ignoruje wezwania. Firma formalnie istnieje, ale wypadła z obiegu podatkowego.

• art. 96 ust. 9 pkt 5

  Wykorzystywanie rachunków do wyłudzeń

  Urząd ma informacje, że firma używa rachunków bankowych do wyłudzeń skarbowych. Przelew na taki rachunek to prosta droga do sporu o VAT.

• art. 96 ust. 9 pkt 6

  Sądowy zakaz prowadzenia działalności

  Sąd zakazał tej osobie albo firmie prowadzenia działalności. Umowa z nią nie powinna w ogóle powstać.

• art. 96 ust. 9a

  Zawieszenie, brak deklaracji albo same zerowe rozliczenia

  Najczęstsza i najmniej groźna grupa. Firma zawiesiła działalność albo przez pół roku nie wykazywała sprzedaży. Często wraca do rejestru i wtedy wykaz pokazuje datę przywrócenia.

Jeśli firma wróciła do rejestru, wykaz pokazuje datę przywrócenia i jej podstawę. Status liczy się na dzień płatności, nie na dzień wystawienia faktury. Faktura z VAT od firmy wykreślonej w dniu transakcji nie daje prawa do odliczenia, a urząd przy sporze pyta o to, co sprawdziłeś wtedy, nie dziś. Dlatego każde sprawdzenie u nas kończy się PDF-em z identyfikatorem zapytania z Ministerstwa Finansów. Jak wygląda taki dokument, pokazuje strona raport z weryfikacji kontrahenta VAT. Najczęstszą podstawą z art. 96 ust. 9a jest zawieszenie trwające co najmniej pół roku. Co wolno zapłacić firmie, która zawiesiła działalność, i gdzie to zobaczyć wcześniej niż w wykazie, rozpisaliśmy na stronie zawieszona działalność kontrahenta. Podstawy z pkt 1, 2 i 5 to z kolei typowy ślad firmy, która istniała tylko po to, żeby wystawiać faktury. Pozostałe sygnały takiej firmy zebraliśmy na stronie firma krzak.

Kiedy to sprawdzać

Sprawdzenie czy firma istnieje w czterech typowych sytuacjach

Zakres sprawdzenia zależy od tego, ile ryzykujesz i jak często płacisz tej samej firmie. Przy jednej fakturze wystarczy odczyt z dnia przelewu. Przy stałych dostawcach ważniejsze jest to, żeby zmiana u nich nie przeszła niezauważona.

• Faktura od firmy, której nie znasz

  Status VAT, rachunek z wykazu, wpis w KRS. Koszt: 0 zł ręcznie, od 199 zł netto + 23% VAT z PDF-em.

  Najczęstszy wariant oszustwa to prawdziwa firma i obcy rachunek, a nie firma zmyślona. Sam wpis w rejestrze nie wystarcza.

• Nowy dostawca prosi o zaliczkę

  Data rejestracji, status VAT, rachunek, kto reprezentuje spółkę. Koszt: Kontrola 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT.

  Spółka zarejestrowana kilka tygodni temu, która chce zaliczkę na towar z długim terminem dostawy, zasługuje na drugie pytanie.

• Zamówienie z nieznanego sklepu internetowego dla firmy

  NIP z regulaminu sklepu w wykazie i KRS. Koszt: 0 zł ręcznie.

  Sklep bez NIP-u w regulaminie albo z NIP-em, który w wykazie należy do innej nazwy, to sygnał, żeby nie płacić przelewem z góry.

• Kilkudziesięciu stałych dostawców

  Monitoring statusu VAT, rachunków i wpisu w KRS. Koszt: Biuro 399 zł netto + 23% VAT, 500 firm w monitoringu.

  Firma, która istniała w marcu, może zostać wykreślona w czerwcu. Alert przychodzi w dniu zmiany, a nie przy kontroli.

Stały dostawca to osobny przypadek, bo sprawdzasz go raz, a płacisz mu co miesiąc. Tę część przejmuje monitoring kontrahentów, który zgłasza wykreślenie z VAT, zmianę rachunku i nowy wpis w KRS. Jeśli dostajesz fakturę, która wygląda podejrzanie, przeczytaj też wpis fałszywa faktura od kontrahenta z listą kontroli przed przelewem. Gdy faktura przychodzi mailem jako PDF bez numeru KSeF, najpierw ustal, czy dostawca w ogóle musi wystawiać w systemie: rozpisaliśmy to na stronie jak sprawdzić czy firma jest w KSeF.

Dla kogo

Sprawdzanie czy firma istnieje w trzech poziomach

Ceny netto za miesiąc, bez opłaty aktywacyjnej. PDF z potwierdzeniem sprawdzenia jest na każdym poziomie. Monitoring zmian, import kontrahentów z pliku CSV i eksport archiwum zaczynają się od poziomu Biuro.

• Kontrola

  199 zł netto + 23% VAT

  Firma, która sprawdza nowego kontrahenta przed pierwszym przelewem. PDF z potwierdzeniem przy każdym sprawdzeniu.

  200 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: Nie.

• Biuro

  399 zł netto + 23% VAT

  Biuro rachunkowe albo dział zakupów ze stałymi dostawcami. Import listy z CSV, alert przy wykreśleniu z VAT.

  2 000 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: 500 firm.

• Firma

  999 zł netto + 23% VAT

  Sprawdzenie wpięte w system płatności przez API, z webhookiem przy każdej zmianie u kontrahenta.

  10 000 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: 5 000 firm.

Pełne zestawienie limitów jest w cenniku. Jeśli sprawdzasz kontrahentów regularnie, bo tego wymaga należyta staranność w VAT, procedurę krok po kroku opisuje strona weryfikacja kontrahenta.

Pytania o istnienie firmy

Pytania i odpowiedzi o to, czy firma istnieje i jest aktywna