Weryfikacja kontrahenta: procedura, która obroni się przy kontroli
Sprawdzanie kontrahenta nie jest przejawem ostrożności, tylko konsekwencją przepisów, które przenoszą część ryzyka podatkowego sprzedawcy na kupującego. Poniżej: sześciokrokowa procedura, sposób archiwizowania dowodów i to, jak traktujemy Twoje dane.
W skrócie
- Kroków procedury
- 6
- Próg, od którego rośnie ryzyko
- 15 000 zł
- Co jest dowodem
- Identyfikator zapytania
- Archiwum
- Od poziomu Biuro
- Umowa powierzenia
- Enterprise
Dla osoby, która podpisuje fakturę
Trzy rzeczy, które zmienia dobrze zrobiona weryfikacja
Ryzyko, które znika
Zapłata faktury powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu podatników VAT oznacza brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz odpowiedzialność solidarną za VAT kontrahenta.
Czas, który wraca
Sprawdzenie w czterech rejestrach to kilka minut na sztukę. Przy dwustu fakturach miesięcznie to kilkanaście godzin pracy księgowej, co miesiąc, w kółko, na czynność całkowicie powtarzalną.
Dowód, który zostaje
Każde sprawdzenie zapisane z datą, godziną i identyfikatorem zapytania z rejestru Ministerstwa Finansów. Archiwum należytej staranności do pokazania przy kontroli, zamiast folderu ze zrzutami ekranu.
Procedura
Sześć kroków w kolejności, w której mają sens
Kolejność nie jest przypadkowa: najpierw ustalasz, kim jest podmiot, potem czy wolno mu zapłacić, a dopiero na końcu oceniasz samą transakcję. Odwrotna kolejność prowadzi do sytuacji, w której analizuje się gospodarczy sens umowy z podmiotem, którego nie ma w rejestrze.
Ustal, kim jest podmiot
Nazwa rejestrowa, forma prawna, numer KRS albo wpis w CEIDG, adres. Porównaj z danymi na fakturze i w umowie, nie z nazwą ze strony internetowej.
Sprawdź status podatnika VAT
Na dzień transakcji, a nie na dzisiaj. Status czynny, zwolniony i brak wpisu prowadzą do trzech różnych decyzji o fakturze.
Porównaj rachunek z wykazem
Przy transakcji powyżej 15 000 zł rachunek z faktury musi figurować w wykazie. Jeżeli go tam nie ma, sprawdź, czy nie jest rachunkiem wirtualnym.
Sprawdź umocowanie osoby podpisującej
Dział drugi wpisu do KRS mówi, czy jeden członek zarządu wystarczy, czy potrzebni są dwaj łącznie. Przy jednoosobowej działalności sprawdź pełnomocnictwo.
Oceń spójność transakcji
Czy zakres z faktury mieści się w działalności kontrahenta, czy cena odbiega od rynkowej, czy dostawa i płatność mają sens gospodarczy. To jest część, której nie wykona za Ciebie żaden rejestr.
Zapisz dowód sprawdzenia
Data, godzina, identyfikator zapytania z rejestru i zakres pól, które sprawdziłeś. Dowód ma powstać w dniu transakcji, bo później nie da się go odtworzyć.
Krok piąty jest jedynym, którego nie da się zautomatyzować, i dlatego pierwsze cztery warto oddać narzędziu. Szerzej o oczekiwaniach urzędu piszemy w tekście należyta staranność. Ta strona nie jest poradą podatkową.
Krok drugi i trzeci, na żywo
Status i rachunki, z identyfikatorem zapytania
Odczyt zwraca to, co potrzebne w kroku drugim i trzecim procedury, razem z datą, godziną i identyfikatorem nadanym przez rejestr. To jest ta część dowodu, która musi powstać w dniu transakcji.
Nie masz numeru? Weź przykład: .
Wpisz NIP kontrahenta albo kliknij jeden z przykładów pod polem, żeby zobaczyć odczyt z Wykazu podatników VAT.
Nie ma tego numeru w wykazie Sprawdź numer Rejestr nie odpowiedział
ORLEN SPÓŁKA AKCYJNA
VAT: Czynny- NIP
- 774 000 14 54
- REGON
- 610188201
- KRS
- 0000028860
- Forma prawna
- Spółka akcyjna
- Data rejestracji
- 05.07.1993
- Adres
- CHEMIKÓW 7, 09-411 PŁOCK
- Rachunki w wykazie
- 236 w rejestrze Numery są zamaskowane w tym widoku. Pełne numery i porównanie z rachunkiem z faktury są w koncie.
Podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, więc może wystawić Ci fakturę z VAT. W wykazie figuruje 236 rachunków rozliczeniowych, więc płatność powyżej 15 000 zł możesz bezpiecznie wysłać wyłącznie na jeden z nich. Podmiot ma wpis w KRS pod numerem 0000028860.
Odczyt z Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów, 07.09.2026, 01:32. Identyfikator zapytania: rsnm8-98f9f49
Odczyt na żywo z Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów. W koncie dochodzą dane z KRS, CEIDG i GUS, monitorowanie zmian oraz PDF z potwierdzeniem sprawdzenia.
Dlaczego zrzut ekranu nie jest dowodem
Zrzut ekranu pokazuje, co było widać na monitorze. Nie pokazuje, kiedy zapytanie poszło do rejestru, na jaki dzień pytano ani czy odpowiedź w ogóle pochodziła z rejestru. Da się go wykonać dowolnego dnia i dowolnie wykadrować.
Rejestr Ministerstwa Finansów zwraca przy każdej odpowiedzi identyfikator zapytania oraz jego datę i godzinę. To jest element, po którym odpowiedź da się powiązać z konkretnym odczytem, i dlatego zapisujemy go razem z wynikiem, a nie zamiast niego.
Archiwum należytej staranności jest po prostu zbiorem takich zapisów, ułożonym po kontrahentach i po datach. Jest dostępne od poziomu Biuro, co opisuje strona raport o firmie, a bieżące pilnowanie zmian strona sprawdzenie wiarygodności kontrahenta.
Bezpieczeństwo
Co robimy z danymi i czego o sobie nie napiszemy
Szyfrowanie w tranzycie
Cała komunikacja z serwisem idzie po połączeniu szyfrowanym. Zapytania do rejestrów wykonuje serwer, nie przeglądarka, więc nie ma sytuacji, w której lista Twoich kontrahentów wycieka przez adres w pasku.
Dane rejestrowe są danymi publicznymi
To, co widzisz w karcie firmy, pochodzi z jawnych rejestrów państwowych. Nie kupujemy baz kontaktowych i nie doklejamy danych z innych źródeł.
Lista Twoich kontrahentów zostaje Twoja
Nie udostępniamy jej nikomu i nie odsprzedajemy. Nie sprzedajemy też informacji o tym, kto kogo sprawdzał, bo to jest w istocie informacja o Twoich planach handlowych.
Eksport i usunięcie konta
Dane z konta można wyeksportować, a konto usunąć. Zasady i terminy opisuje polityka prywatności, a nie osobna procedura, o którą trzeba prosić handlowca.
Umowa powierzenia dla Enterprise
Na poziomie Enterprise podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych, razem z SSO, rolami i dziennikiem audytu dostępu.
Czego tu nie napiszemy
Nie powołujemy się na certyfikaty, których nie mamy. Nie ma tu ISO ani SOC 2, bo ich nie posiadamy, a wpisanie ich byłoby wprowadzeniem w błąd przy pierwszej rozmowie z działem bezpieczeństwa.
Pełne zapisy o przetwarzaniu danych stoją w polityce prywatności, a warunki korzystania z serwisu w regulaminie.
Rejestry, przez które przechodzi procedura
Strona zadaniowa: wpisujesz NIP, dostajesz kartę firmy.
Karta firmy rozpisana pole po polu, ze źródłem przy każdym.
Trzy kroki, źródła danych i co dokładnie dostajesz.
Alerty o zmianie statusu VAT, zarządu, adresu i rachunków.
Procedura jest darmowa. Wykonanie jej dwieście razy w miesiącu nie jest
Konto dokłada import listy kontrahentów z pliku CSV, monitorowanie zmian, archiwum należytej staranności i PDF z potwierdzeniem każdego sprawdzenia.
Bez karty. Jeden adres e-mail, nic więcej.