Jak sprawdzić czy firma jest w KSeF, zanim przyjmiesz fakturę poza KSeF

PDF w skrzynce działu płatności

Faktura poza KSeF od dostawcy w sześciu sytuacjach

Od 1 lutego 2026 roku każda polska firma odbiera faktury w KSeF, ale nie każda już w nim wystawia. Duzi podatnicy weszli w lutym, pozostali w kwietniu, a najmniejsi dopiero w styczniu 2027 roku. Dlatego przez cały 2026 rok księgowość dostaje obok siebie faktury z numerem KSeF i zwykłe PDF-y, i przy każdym PDF-ie ktoś musi zdecydować, czy to w porządku.

Tabela obok pokazuje sytuacje, w których faktura poza KSeF jest zgodna z prawem, i tę jedną, w której nie jest. W 2026 roku Ministerstwo Finansów nie nakłada kar za błędy w KSeF, a sankcje od 1 stycznia 2027 roku nie działają wstecz i dotyczą wystawcy. To nie znaczy, że PDF od dużego dostawcy można zostawić bez pytania: faktura wystawiona wbrew obowiązkowi to dokument, który wystawca może później ponownie wysłać przez KSeF, i lepiej mieć jedną wersję w księgach niż dwie.

Z odliczeniem VAT jest prościej, niż się obawia wielu księgowych. Obowiązek KSeF ciąży na sprzedawcy, a nabywca, który spełnia zwykłe warunki z art. 86 ustawy o VAT, prawa do odliczenia co do zasady nie traci. Za moment otrzymania faktury poza KSeF Ministerstwo Finansów przyjmuje dzień, w którym faktycznie ją dostałeś.

• Tak, do 31 grudnia 2026 roku

  Dostawca ma sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie

  Przyjmujesz PDF albo papier. Od stycznia 2027 ten sam dostawca wystawia już w KSeF.

• Tak, jeśli wystawca dośle ją do KSeF w terminie

  Faktura z dopiskiem albo kodem OFFLINE

  Czekasz na numer KSeF. Dopóki go nie ma, masz potwierdzenie transakcji, a nie fakturę.

• Tak, jest wyłączony z obowiązku

  Dostawca zagraniczny bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce

  Sprawdzasz numer VAT UE i ujmujesz fakturę po staremu.

• Tak, ustawowe wyłączenia

  Bilet jednorazowy na przewóz osób, polisa jako faktura uproszczona

  Księgujesz normalnie, bez prośby o KSeF.

• To nie są faktury, KSeF ich nie dotyczy

  Nota księgowa, faktura pro forma

  Nie odliczasz z nich VAT i nie płacisz pro formy jako faktury.

• Nie, od 1 kwietnia 2026 to faktura wystawiona wbrew obowiązkowi

  Polski czynny podatnik, sprzedaż powyżej progu, zwykły PDF bez numeru KSeF

  Prosisz o fakturę w KSeF. W 2026 roku kar nie ma, od 2027 karę płaci wystawca.

Jedna rzecz nie zmienia się bez względu na formę faktury. KSeF przyjmuje numer rachunku, który wpisał wystawca, i nie porównuje go z białą listą. Przy transakcji od 15 000 zł brutto rachunek spoza wykazu czynnego podatnika nadal oznacza ryzyko dla płacącego. Jak z tego wyjść, opisuje strona zapłata na rachunek spoza białej listy.

Z praktyki

Faktura spoza KSeF w czterech firmach

• Hurtownia budowlana

  W maju 2026 stały dostawca stali przysyła fakturę na 84 000 zł jako PDF bez numeru KSeF i bez kodu QR.

  Wykaz: czynny VAT od 2011. KRS: spółka z o.o., aktywna. Sprzedaż daleko powyżej progu.

  Dział płatności prosi o wystawienie faktury w KSeF. Dostawca przyznaje, że jego program wysłał dokument tylko mailem, i dosyła fakturę z numerem KSeF tego samego dnia.

• Biuro rachunkowe

  Klient, mała kawiarnia, dostaje papierowe faktury od lokalnej pracowni ciast na kilkaset złotych miesięcznie.

  Wykaz: brak. CEIDG: aktywny wpis od 2022 roku, jednoosobowa działalność.

  Dostawca jest zwolniony z VAT i ma sprzedaż w progu 10 000 zł. Papierowa faktura jest w 2026 roku w porządku. Księgowa notuje, że od stycznia 2027 faktury muszą przyjść przez KSeF.

• Producent mebli

  Nowy dostawca płyt przysyła fakturę z dwoma kodami QR, OFFLINE i CERTYFIKAT, na 21 500 zł.

  Wykaz: czynny VAT, trzy rachunki, numer z faktury jest na liście. KRS: aktywna spółka.

  Faktura wystawiona w trybie offline jest ważna po dosłaniu do KSeF. Płatność idzie w terminie na rachunek z wykazu, a w aktach zostaje PDF z odczytem z dnia przelewu.

• Firma IT

  Podwykonawca z Niemiec wystawia fakturę na usługi programistyczne za 12 000 euro, oczywiście poza KSeF.

  Brak w polskim wykazie VAT, numer VAT UE do sprawdzenia w VIES.

  Podmiot zagraniczny bez stałego miejsca działalności w Polsce jest wyłączony z KSeF. Faktura idzie do ksiąg jak wcześniej, z importem usług po stronie nabywcy.

W każdym z tych przypadków decyzja zapadła w kilka minut, bo dział płatności wiedział, kim jest dostawca, zanim zaczął się zastanawiać nad formą faktury. Odwrotna kolejność, czyli najpierw dyskusja o KSeF, a potem odkrycie, że firma jest zawieszona albo podała cudzy rachunek, kończy się kosztowniej. Dostawcę z zagranicy sprawdzisz przez weryfikację VAT UE.

Dla kogo

Sprawdzanie dostawców przed fakturą w trzech poziomach

Ceny netto za miesiąc, bez opłaty aktywacyjnej. Status VAT, pełna lista rachunków, odpis KRS albo wpis CEIDG i PDF są na każdym poziomie. Import listy, monitoring zmian z alertami i archiwum z eksportem zaczynają się od poziomu Biuro.

• Kontrola

  199 zł netto + 23% VAT

  Firma, która kilka razy w miesiącu dostaje fakturę od nowego dostawcy i chce w jednym miejscu status VAT, wpis w rejestrze, rachunki i PDF z dnia sprawdzenia.

  200 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: Nie.

• Biuro

  399 zł netto + 23% VAT

  Biuro rachunkowe albo dział płatności z listą stałych dostawców. Import NIP z pliku i codzienny monitoring statusu VAT, rejestru i rachunków.

  2 000 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: 500 firm.

• Firma

  999 zł netto + 23% VAT

  Sprawdzenie dostawcy wpięte w obieg faktur albo ERP przez API, z webhookiem przy każdej zmianie u kontrahenta.

  10 000 sprawdzeń miesięcznie. Monitoring: 5 000 firm.

Pełne zestawienie limitów jest w cenniku. Jak wpiąć sprawdzenie dostawcy w obieg faktur przez API, pokazuje strona KRS API.

Pytania o KSeF i dostawców

Pytania o to, czy firma jest w KSeF, i o fakturę poza KSeF