Należyta staranność VAT i weryfikacja kontrahenta w praktyce

Należyta staranność nie jest pojęciem zdefiniowanym w ustawie o VAT. Jest zestawem oczekiwań, które Ministerstwo Finansów opisało w Metodyce oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Dokument nie jest źródłem prawa, ale pokazuje, czego urząd szuka przy kontroli, i to czyni go najbardziej użyteczną listą kontrolną, jaką ma podatnik.

O co w tym naprawdę chodzi

Prawo do odliczenia VAT może zostać zakwestionowane, jeżeli transakcja była elementem oszustwa podatkowego, o którym nabywca wiedział albo przy zachowaniu należytej staranności powinien był wiedzieć. Ta ostatnia część jest sednem: nie chodzi o to, czy uczestniczyłeś w oszustwie, tylko o to, czy zrobiłeś to, czego można było od Ciebie rozsądnie oczekiwać.

Dlatego należyta staranność jest w praktyce pytaniem dowodowym. Nie brzmi „czy sprawdziłeś", tylko „czym możesz wykazać, że sprawdziłeś, i na jaki dzień".

Dwie sytuacje, które Metodyka rozróżnia

Metodyka inaczej traktuje rozpoczęcie współpracy z nowym kontrahentem, a inaczej kontynuowanie istniejącej. Przy nowej relacji oczekiwania są wyższe, bo nic o tej firmie jeszcze nie wiesz. Przy trwającej współpracy chodzi głównie o to, żeby nie przeoczyć zmiany.

To rozróżnienie jest bardzo praktyczne, bo tłumaczy, dlaczego jednorazowe, staranne sprawdzenie przy podpisaniu umowy nie wystarcza na trzy lata. Odpowiedzią na drugą sytuację jest obserwowanie kontrahenta, opisane na stronie monitoring KRS. Sam odczyt statusu kontrahenta opisuje strona sprawdzenie podatnika VAT.

Przesłanki formalne

To są rzeczy sprawdzalne w rejestrach i dlatego najłatwiejsze do udokumentowania:

• Rejestracja kontrahenta jako podatnika VAT w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS, opisanym na stronie biała lista podatników VAT.
• Wpis w rejestrze przedsiębiorców: KRS dla spółek, CEIDG dla jednoosobowych działalności.
• Wymagane koncesje i zezwolenia, jeżeli przedmiot transakcji tego wymaga.
• Umocowanie osoby, która zawiera transakcję w imieniu kontrahenta. To jest dział drugi wpisu do KRS, opisany w tekście jak sprawdzić firmę w KRS.

Przesłanki transakcyjne

Tu zaczyna się część, której nie wykona za Ciebie żaden rejestr. Metodyka wskazuje sygnały, które powinny wzbudzić czujność:

• cena rażąco odbiegająca od rynkowej, bez ekonomicznego uzasadnienia,
• zapłata gotówką albo żądanie płatności na rachunek zagraniczny bez wyjaśnienia,
• krótki termin płatności nieadekwatny do skali transakcji,
• brak ryzyka gospodarczego po stronie kontrahenta,
• transakcja poza przedmiotem działalności kontrahenta,
• kontakt wyłącznie zdalny, bez możliwości ustalenia miejsca prowadzenia działalności,
• żądanie zapłaty na rachunek inny niż wskazany na fakturze.

Żaden z tych sygnałów sam w sobie nie przesądza o niczym. Chodzi o to, żeby je zauważyć i zadać pytanie, a nie o to, żeby zerwać rozmowę.

Płatność na rachunek z wykazu

Osobny mechanizm, ale w praktyce nierozerwalnie związany z tym tematem. Zapłata powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu podatników VAT oznacza brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz odpowiedzialność solidarną za VAT sprzedawcy.

Sankcję wyłącza zawiadomienie ZAW-NR złożone w terminie siedmiu dni od zlecenia przelewu albo zapłata w mechanizmie podzielonej płatności. Szczegóły i przypadki brzegowe, w tym rachunki wirtualne, opisaliśmy w tekście biała lista VAT nr konta. Od 2027 roku należyta staranność waży więcej także przy usługach, bo nabywca usług IT, reklamy czy księgowości odpowiada za VAT wykonawcy, co opisujemy we wpisie solidarna odpowiedzialność VAT za usługi od 2027.

Czy należyta staranność VAT zostaje po 2027 roku?

Tak. Ustawa uchwalona przez Sejm 18 września 2026 roku (druki 2837 i 3053) uchyla od 1 stycznia 2027 roku tylko sankcję kosztową w PIT i CIT za zapłatę na rachunek spoza wykazu, i to dla faktur wystawionych od tej daty. Nie dotyka ani prawa do odliczenia VAT, przy którym urząd bada należytą staranność, ani solidarnej odpowiedzialności z art. 117ba Ordynacji podatkowej. Weryfikacja kontrahenta i archiwum dowodów mają więc taką samą wagę jak dziś. Ile kosztuje taki proces przy różnej skali, policzyliśmy we wpisie sprawdzanie kontrahentów VAT: ile to kosztuje.

Jak zbudować archiwum, które coś znaczy

Najsłabszym punktem większości procedur nie jest samo sprawdzanie, tylko dowód. Folder ze zrzutami ekranu pokazuje, co było widać na monitorze, ale nie mówi, kiedy zapytanie poszło do rejestru ani na jaki dzień pytano. Da się go wykonać dowolnego dnia.

Dobre archiwum ma cztery cechy:

1. Powstaje w dniu transakcji, a nie przy przygotowaniach do kontroli.
2. Zawiera identyfikator zapytania nadany przez rejestr, datę i godzinę.
3. Jest kompletne, czyli obejmuje wszystkich kontrahentów, a nie tylko tych, przy których coś wzbudziło niepokój.
4. Da się je przeszukać po kontrahencie i po dacie, bo przy kontroli pytanie dotyczy konkretnej faktury.

Jak to wygląda w praktyce i jak przeprowadzić samą procedurę krok po kroku, opisuje strona weryfikacja kontrahenta. Pierwsze sprawdzenie możesz wykonać od razu, bez zakładania konta, w wyszukiwarce po NIP.

Zastrzeżenie

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Metodyka nie jest źródłem prawa, a ocena dochowania należytej staranności zawsze odnosi się do konkretnej transakcji i jej okoliczności. Przy sprawach spornych warto skonsultować sytuację z doradcą podatkowym.