VIES sprawdzanie NIPu: weryfikacja kontrahenta z Unii

VIES to system wymiany informacji o VAT prowadzony przez Komisję Europejską. Nie ma własnej bazy podatników: przekazuje zapytanie do rejestru państwa, które wydało numer, i zwraca jego odpowiedź. Sprawdzenie jest bezpłatne, a potwierdzenie zapytania można zachować jako dowód. Aktywny numer VAT UE nabywcy jest jednym z warunków stawki zero procent przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Dlaczego to sprawdzenie kosztuje tyle co cała marża

Przy dostawie wewnątrzwspólnotowej sprzedawca nie dolicza VAT. Jeżeli po latach okaże się, że warunki nie były spełnione, podatek trzeba dopłacić z własnej kieszeni, bo nabywca dawno rozliczył transakcję po swojej stronie i nie ma powodu niczego dopłacać.

Znaczenie ma przy tym stan z dnia transakcji, a nie z dnia, w którym urząd zada pytanie. Dlatego zapytanie nie jest formalnością, tylko momentem, w którym powstaje dowód, i musi zostać wykonane wtedy, gdy się sprzedaje. Szerszy kontekst opisuje strona VAT UE sprawdzenie.

Jak zbudowany jest numer VAT UE

Numer składa się z dwuliterowego prefiksu kraju i numeru krajowego. Format numeru krajowego różni się między państwami, więc nie da się go zweryfikować samym spojrzeniem.

Polski przedsiębiorca podaje w obrocie unijnym swój NIP poprzedzony prefiksem PL, ale tylko wtedy, gdy zarejestrował się do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Rejestracja do VAT krajowego i rejestracja do VAT UE to dwie różne czynności i to jest najczęstsze źródło zaskoczenia po obu stronach transakcji.

Jak przeprowadzić zapytanie

1. Przepisz numer dokładnie z dokumentu, bez spacji, kropek i myślników. Prefiks kraju wpisuje się osobno od numeru.
2. Wyślij zapytanie w systemie potwierdzania numerów VAT prowadzonym przez Komisję Europejską.
3. Odczytaj odpowiedź. Systemy części państw zwracają wyłącznie status, bez nazwy i adresu podatnika.
4. Zachowaj potwierdzenie zapytania razem z datą i godziną. To jest ta część, którą najczęściej się pomija i której najbardziej brakuje przy kontroli.

Co znaczy każda możliwa odpowiedź

• Numer aktywny. Kontrahent jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych na dzień zapytania. To warunek konieczny, choć nie jedyny.
• Numer nieaktywny. Trzy najczęstsze przyczyny: numer przepisano błędnie, podmiot ma rejestrację krajową bez części unijnej, albo został wyrejestrowany. Zanim wyciągniesz wniosek, sprawdź numer z drugiego dokumentu.
• Brak nazwy i adresu w odpowiedzi. Część państw nie udostępnia danych identyfikacyjnych, tylko sam status. To normalne i nie oznacza problemu.
• Usługa niedostępna. Zapytanie idzie do bazy krajowej na żywo, więc awaria po stronie jednego państwa daje brak odpowiedzi. To nie jest wynik negatywny i zapytanie należy powtórzyć.

Sam numer to nie wszystko

Aktywny numer nabywcy jest jednym z warunków, obok wywozu towaru do innego państwa członkowskiego i posiadania dokumentacji potwierdzającej ten wywóz. Odczyt z systemu nie zastępuje dokumentów przewozowych ani potwierdzenia odbioru.

Warto też pamiętać o czymś, co przy transakcjach unijnych łatwo pominąć: polska strona umowy też wymaga sprawdzenia. Kto podpisuje, czy podmiot jest czynnym podatnikiem i czy dane z faktury zgadzają się z rejestrem, rozstrzygasz w wyszukiwarce po NIP i na stronie biała lista podatników VAT.

Gdy kontrahent jest spoza Unii

Wtedy system unijny nie pomoże, bo obejmuje wyłącznie państwa członkowskie. Co da się sprawdzić w rejestrach krajowych poza Polską i czego nie potwierdzisz w ogóle, opisujemy w tekście sprawdzanie kontrahenta zagranicznego.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy większych transakcjach wewnątrzwspólnotowych warto skonsultować sposób dokumentowania z doradcą podatkowym, bo wymogi dowodowe bywają surowsze, niż wynika to z samej listy warunków.