Sprawdzanie kontrahenta zagranicznego i od czego zacząć

Poza Polską nie ma jednego rejestru, który odpowie na wszystkie pytania. W Unii Europejskiej numer VAT sprawdzisz w systemie VIES, a wpis rejestrowy w rejestrze handlowym danego państwa, do których prowadzi portal e-Justice. Poza Unią zakres jawnych danych bywa znacznie węższy i część ryzyka trzeba przenieść do umowy.

Krok pierwszy. Ustal, kim jest podmiot

Zacznij od czegoś banalnego, co przy transakcjach zagranicznych pomija się najczęściej: ustal pełną nazwę rejestrową i kraj rejestracji. Nazwa z korespondencji handlowej bywa nazwą grupy albo marką, a umowę podpisuje konkretna spółka z konkretnego państwa, z własnym numerem rejestrowym.

To rozróżnienie jest tym ważniejsze, im większa firma. Ten sam problem opisaliśmy przy dużych podmiotach krajowych na stronie największe firmy w Polsce i za granicą wygląda on identycznie.

Krok drugi. Numer VAT w systemie VIES

Jeżeli kontrahent jest z Unii, numer VAT UE sprawdzisz w systemie prowadzonym przez Komisję Europejską. System nie ma własnej bazy: przekazuje zapytanie do rejestru państwa, które wydało numer, i zwraca jego odpowiedź.

Wynik ma znaczenie na dzień zapytania, a przy dostawie wewnątrzwspólnotowej znaczenie ma dzień transakcji, więc zapytanie trzeba wykonać wtedy, gdy się sprzedaje. Praktyczne przejście przez zapytanie i wszystkie możliwe odpowiedzi opisaliśmy w tekście VIES sprawdzanie NIPu, a szerszy kontekst na stronie VIES wyszukiwarka i sprawdzenie numeru VAT UE. Dowód z numerem konsultacji do dokumentacji dostawy daje potwierdzenie VIES zapisane w PDF.

Krok trzeci. Rejestr handlowy kraju kontrahenta

Numer VAT mówi o rejestracji podatkowej, a nie o tym, kto może podpisać umowę i czy spółka nie jest w likwidacji. Na te pytania odpowiada rejestr handlowy, a każde państwo prowadzi go po swojemu.

• Portal e-Justice prowadzony przez Unię Europejską zawiera wyszukiwarkę rejestrów przedsiębiorstw i odsyła do rejestru właściwego dla danego państwa. To jest najlepszy punkt startowy, gdy nie znasz systemu danego kraju.
• Zakres jawnych danych różni się między państwami. W jednych zobaczysz skład zarządu i sposób reprezentacji, w innych sam fakt istnienia podmiotu, a szczegóły będą odpłatne.
• Język bywa realną przeszkodą. Część rejestrów udostępnia interfejs po angielsku, część wyłącznie w języku urzędowym.

Dla porównania: polski odpowiednik tego kroku, czyli czytanie wpisu dział po dziale, opisuje tekst jak sprawdzić firmę w KRS.

Krok czwarty. Czego nie potwierdzisz w żadnym rejestrze

To jest część, którą trzeba przyjąć do wiadomości zamiast szukać dalej:

• Zdolności płatniczej. Rejestry nie prowadzą oceny wiarygodności finansowej. To domena analizy sprawozdań albo raportu z wywiadowni, co porównaliśmy na stronie wywiadownia gospodarcza.
• Rzeczywistego beneficjenta w każdej jurysdykcji. Rejestry beneficjentów rzeczywistych działają w Unii, ale dostęp do nich bywa ograniczony, a poza Unią często ich nie ma.
• Tego, czy podmiot zapłaci. Żaden rejestr tego nie mówi, także w Polsce.

Co zrobić z ryzykiem, którego nie da się sprawdzić

Przenieść je do umowy i do sposobu rozliczenia. Standardowe narzędzia są znane i wcale nie wymagają prawnika przy każdej transakcji:

• przedpłata albo płatność częściowa przy pierwszym zamówieniu,
• akredytywa przy większych kwotach,
• ubezpieczenie należności,
• wskazanie prawa właściwego i sądu w umowie, zamiast milczenia w tej sprawie,
• stopniowe zwiększanie limitu kredytu kupieckiego zamiast dużego limitu od razu.

Nie zapomnij o polskiej stronie umowy

Przy transakcji zagranicznej łatwo skupić się wyłącznie na kontrahencie i pominąć własną dokumentację. Tymczasem to Twoja firma będzie tłumaczyć się z zastosowanej stawki i to Twoje dowody sprawdzenia będą oglądane przy kontroli.

Minimum to zapisany odczyt numeru VAT z dnia transakcji oraz dokumentacja wywozu towaru. Jak zorganizować archiwum takich dowodów, opisuje strona weryfikacja kontrahenta, a to, czego wymaga urząd przy należytej staranności, tekst należyta staranność. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.