Jak sprawdzić firmę w KRS i co znaczą działy wpisu

Firmę sprawdzisz w KRS bezpłatnie, w wyszukiwarce podmiotów prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości, wpisując numer KRS, NIP, REGON albo nazwę. Wpis ma sześć działów i dopiero razem odpowiadają na pytanie, czy z tą spółką można bezpiecznie podpisać umowę. Najczęściej czyta się dział pierwszy, a najciekawsze rzeczy stoją w drugim, trzecim i czwartym.

Sprawdzenie firmy w KRS po NIP albo numerze KRS

Wyszukiwarka przyjmuje kilka kluczy, ale nie wszystkie działają równie dobrze. Nazwa bywa myląca, bo rejestrowa różni się od handlowej. Najpewniejszy jest numer KRS, a gdy go nie masz, numer NIP z faktury. Każde pole formularza i kolejność kroków rozpisuje strona KRS wyszukiwarka.

Jeżeli masz tylko NIP, numer KRS odczytasz przy okazji sprawdzania statusu podatnika: wykaz podatników VAT zwraca go razem z resztą danych. Zrobisz to bez konta w wyszukiwarce po NIP. Pusty numer KRS w wyniku to zwykle znak, że podmiot jest jednoosobową działalnością wpisaną do CEIDG, a nie spółką.

Sześć działów wpisu, po kolei

Dział I. Oznaczenie podmiotu

Nazwa, forma prawna, siedziba i adres, numery NIP i REGON, data wpisu, informacja o umowie spółki i wysokość kapitału zakładowego. Tu sprawdzasz najprostszą, a często pomijaną rzecz: czy nazwa i adres z faktury opisują ten sam podmiot co wpis.

Dział II. Reprezentacja i nadzór

Zarząd, sposób reprezentacji, prokurenci, rada nadzorcza. To jest najważniejszy dział przy podpisywaniu umowy. Jeżeli stoi tam, że spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, umowa podpisana przez jednego z nich jest umową podpisaną wadliwie, niezależnie od tego, co powiedziano przez telefon. Nazwiska z tego działu warto też sprawdzić szerzej, bo te same osoby często zasiadają w zarządach kilku spółek, a powiązania osób w KRS pokazują, z kim kontrahent naprawdę robi interesy.

Dział III. Przedmiot działalności i sprawozdania

Kody PKD oraz wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego za poszczególne lata. Wzmianki są tu bardzo praktyczne: pokazują, za które lata dokumenty w ogóle wpłynęły, zanim otworzysz jakikolwiek plik. Same dokumenty leżą osobno, w Repozytorium Dokumentów Finansowych, opisanym na stronie sprawozdania finansowe.

Dział IV. Zaległości i zabezpieczenia

Zaległości podatkowe i celne, należności ZUS, wierzyciele egzekwujący, tytuły wykonawcze. Pusty dział czwarty to dobra wiadomość, a wpis w nim jest jednym z niewielu sygnałów w rejestrze, który wprost mówi o kondycji podmiotu.

Dział V. Kurator

Informacja o powołaniu kuratora dla podmiotu, który nie ma organu uprawnionego do reprezentacji. Wpis rzadki, ale gdy jest, zmienia całą sytuację przy zawieraniu umowy.

Dział VI. Likwidacja, upadłość, restrukturyzacja

Otwarcie likwidacji, ogłoszenie upadłości, postępowanie restrukturyzacyjne, zawieszenie działalności, wykreślenie. To dział, który przy pierwszym sprawdzeniu warto otworzyć nawet wtedy, gdy wszystko inne wygląda dobrze.

Kolejność, w której warto czytać

1. Dział VI: czy podmiot w ogóle działa normalnie.
2. Dział II: kto może podpisać i w jakiej konfiguracji.
3. Dział IV: czy są wpisy o zaległościach.
4. Dział I: czy dane zgadzają się z fakturą i umową.
5. Dział III: czy zakres działalności pasuje do zamówienia i czy sprawozdania są składane.

Ta kolejność jest odwrotna do kolejności działów i to jest celowe: zaczynasz od pytań, które mogą zakończyć sprawdzanie od razu.

Czego KRS nie powie

Rejestr sądowy nie odpowiada na pytania podatkowe. Spółka może mieć czysty wpis i jednocześnie być wykreślona z rejestru VAT, bo to dwa niezależne zbiory. Statusu podatnika i rachunków rozliczeniowych szukasz w wykazie Ministerstwa Finansów, opisanym na stronie biała lista podatników VAT.

Wpis ma też swoje opóźnienie. Zmiana zarządu obowiązuje od uchwały, a w rejestrze pojawia się po złożeniu wniosku i jego rozpoznaniu przez sąd. Przy dużych transakcjach patrzy się więc nie tylko na treść wpisu, ale i na datę ostatniej zmiany.

Kiedy potrzebujesz dokumentu, a kiedy wystarczy podgląd

Do czynności prawnej, czyli podpisania umowy przed notariuszem albo otwarcia rachunku, potrzebny bywa odpis. Do rutynowego sprawdzania kontrahenta przed przelewem wystarcza odczyt danych z datą i identyfikatorem zapytania. Różnice między wariantami dokumentu opisuje strona odpis KRS, a samą procedurę pobrania tekst wyciąg z KRS.

Najczęstsze pytania o sprawdzenie firmy w KRS

Jak sprawdzić firmę w KRS po NIP?

W wyszukiwarce podmiotów KRS wybierz wyszukiwanie po NIP i wpisz numer z faktury albo umowy. Jeśli wyszukiwarka nic nie zwraca, firma najpewniej nie jest spółką, tylko jednoosobową działalnością w CEIDG. Numer KRS podaje też wykaz podatników VAT, więc jedno sprawdzenie po NIP w polu na górze strony pokaże, czy szukać dalej w KRS, czy w CEIDG.

Czy sprawdzenie firmy w KRS jest bezpłatne?

Tak. Wyszukiwarka podmiotów i podgląd odpisu aktualnego w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości są bezpłatne i nie wymagają logowania. Płaci się za dokumenty z Centralnej Informacji, na przykład odpis pełny albo zaświadczenie. Wydruk pobrany samodzielnie z systemu ma moc dokumentu urzędowego w zakresie odpisów, co opisujemy przy odpisie KRS.

Co sprawdzić w KRS przed podpisaniem umowy?

Cztery rzeczy: sposób reprezentacji w dziale drugim, czyli kto może podpisać umowę, złożone sprawozdania w dziale trzecim, wpisy o zaległościach w dziale czwartym oraz wzmianki o likwidacji albo upadłości w dziale szóstym. Do tego dochodzi status VAT i rachunki z wykazu, których KRS nie pokazuje. Pełną listę kontrolną ma wpis o sprawdzeniu kontrahenta przed podpisaniem umowy.

Pełną procedurę weryfikacji, w której czytanie wpisu jest jednym z sześciu kroków, rozpisaliśmy na stronie weryfikacja kontrahenta. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.