Jak sprawdzić firmę w KRS i co znaczą działy wpisu

Firmę sprawdzisz w KRS bezpłatnie, w wyszukiwarce podmiotów prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości, wpisując numer KRS, NIP, REGON albo nazwę. Wpis ma sześć działów i dopiero razem odpowiadają na pytanie, czy z tą spółką można bezpiecznie podpisać umowę. Najczęściej czyta się dział pierwszy, a najciekawsze rzeczy stoją w drugim, trzecim i czwartym.

Zanim otworzysz wpis: skąd wziąć numer

Wyszukiwarka przyjmuje kilka kluczy, ale nie wszystkie działają równie dobrze. Nazwa bywa myląca, bo rejestrowa różni się od handlowej. Najpewniejszy jest numer KRS, a gdy go nie masz, numer NIP z faktury.

Jeżeli masz tylko NIP, numer KRS odczytasz przy okazji sprawdzania statusu podatnika: wykaz podatników VAT zwraca go razem z resztą danych. Zrobisz to bez konta w wyszukiwarce po NIP. Pusty numer KRS w wyniku to zwykle znak, że podmiot jest jednoosobową działalnością wpisaną do CEIDG, a nie spółką.

Sześć działów wpisu, po kolei

Dział I: oznaczenie podmiotu

Nazwa, forma prawna, siedziba i adres, numery NIP i REGON, data wpisu, informacja o umowie spółki i wysokość kapitału zakładowego. Tu sprawdzasz najprostszą, a często pomijaną rzecz: czy nazwa i adres z faktury opisują ten sam podmiot co wpis.

Dział II: reprezentacja i nadzór

Zarząd, sposób reprezentacji, prokurenci, rada nadzorcza. To jest najważniejszy dział przy podpisywaniu umowy. Jeżeli stoi tam, że spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, umowa podpisana przez jednego z nich jest umową podpisaną wadliwie, niezależnie od tego, co powiedziano przez telefon.

Dział III: przedmiot działalności i sprawozdania

Kody PKD oraz wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego za poszczególne lata. Wzmianki są tu bardzo praktyczne: pokazują, za które lata dokumenty w ogóle wpłynęły, zanim otworzysz jakikolwiek plik. Same dokumenty leżą osobno, w Repozytorium Dokumentów Finansowych, opisanym na stronie sprawozdania finansowe.

Dział IV: zaległości i zabezpieczenia

Zaległości podatkowe i celne, należności ZUS, wierzyciele egzekwujący, tytuły wykonawcze. Pusty dział czwarty to dobra wiadomość, a wpis w nim jest jednym z niewielu sygnałów w rejestrze, który wprost mówi o kondycji podmiotu.

Dział V: kurator

Informacja o powołaniu kuratora dla podmiotu, który nie ma organu uprawnionego do reprezentacji. Wpis rzadki, ale gdy jest, zmienia całą sytuację przy zawieraniu umowy.

Dział VI: likwidacja, upadłość, restrukturyzacja

Otwarcie likwidacji, ogłoszenie upadłości, postępowanie restrukturyzacyjne, zawieszenie działalności, wykreślenie. To dział, który przy pierwszym sprawdzeniu warto otworzyć nawet wtedy, gdy wszystko inne wygląda dobrze.

Kolejność, w której warto czytać

1. Dział VI: czy podmiot w ogóle działa normalnie.
2. Dział II: kto może podpisać i w jakiej konfiguracji.
3. Dział IV: czy są wpisy o zaległościach.
4. Dział I: czy dane zgadzają się z fakturą i umową.
5. Dział III: czy zakres działalności pasuje do zamówienia i czy sprawozdania są składane.

Ta kolejność jest odwrotna do kolejności działów i to jest celowe: zaczynasz od pytań, które mogą zakończyć sprawdzanie od razu.

Czego KRS nie powie

Rejestr sądowy nie odpowiada na pytania podatkowe. Spółka może mieć czysty wpis i jednocześnie być wykreślona z rejestru VAT, bo to dwa niezależne zbiory. Statusu podatnika i rachunków rozliczeniowych szukasz w wykazie Ministerstwa Finansów, opisanym na stronie biała lista podatników VAT.

Wpis ma też swoje opóźnienie. Zmiana zarządu obowiązuje od uchwały, a w rejestrze pojawia się po złożeniu wniosku i jego rozpoznaniu przez sąd. Przy dużych transakcjach patrzy się więc nie tylko na treść wpisu, ale i na datę ostatniej zmiany.

Kiedy potrzebujesz dokumentu, a kiedy wystarczy podgląd

Do czynności prawnej, czyli podpisania umowy przed notariuszem albo otwarcia rachunku, potrzebny bywa odpis. Do rutynowego sprawdzania kontrahenta przed przelewem wystarcza odczyt danych z datą i identyfikatorem zapytania. Różnice między wariantami dokumentu opisuje strona odpis KRS, a samą procedurę pobrania tekst wyciąg z KRS.

Pełną procedurę weryfikacji, w której czytanie wpisu jest jednym z sześciu kroków, rozpisaliśmy na stronie weryfikacja kontrahenta. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.