Jak sprawdzić firmę w KRD i ile kosztuje sprawdzenie firmy w KRD

Firmę sprawdzisz w KRD po numerze NIP, bez jej zgody, na trzy sposoby: jednorazowo bez umowy za 49,99 zł brutto, wnioskiem jednolitym za 30 zł brutto od każdego biura albo w abonamencie od 350 zł netto miesięcznie plus 500 zł aktywacji. Raport pokaże długi zgłoszone przez wierzycieli. Nie pokaże statusu VAT, rachunków z białej listy ani zarządu z KRS, więc przed przelewem i tak potrzebujesz drugiego odczytu.

Ten tekst jest dla osoby, która ma na biurku zamówienie od nowego odbiorcy z prośbą o 30 dni terminu albo prośbę nowego dostawcy o zaliczkę. Pytanie brzmi: czy ta firma komuś już nie zapłaciła. Krajowy Rejestr Długów jest największym biurem informacji gospodarczej w Polsce i to zwykle pierwsze miejsce, które przychodzi do głowy. Poniżej rozpisujemy, jak to zrobić krok po kroku, ile to naprawdę kosztuje według dokumentów samego KRD i czego raport nie powie.

Trzy drogi sprawdzenia firmy w KRD i ich ceny

Ceny pochodzą z dwóch dokumentów KRD BIG S.A.: cennika abonamentowego obowiązującego od 1 września 2026 roku i informacji o wysokości opłat, którą biuro publikuje na podstawie art. 11b ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Wiele poradników w sieci podaje kwoty sprzed kilku lat, dlatego warto liczyć na tych.

Wniosek jednolity to pozycja, o której mało kto pisze, a często jest najtańsza. Ustawa pozwala pytać jedno biuro także o dane z innego biura i ogranicza opłatę do 30 zł od informacji z każdego z nich. KRD pobiera dokładnie tyle, zarówno od swoich klientów, jak i od firm spoza umowy. Pełne zestawienie pakietów z liczbą bezpłatnych sprawdzeń i wyliczeniem kosztu jednego sprawdzenia w pierwszym roku znajdziesz na stronie KRD cennik dla firm.

Jak sprawdzić firmę w KRD krok po kroku

1. Załóż konto. KRD prowadzi sprawdzanie przez Panel Klienta na stronie i przez aplikację mobilną. Przy zakładaniu konta biuro potwierdza tożsamość, na przykład przez mObywatel, autoryzację danych z rachunku bankowego, przelew weryfikacyjny albo przesłanie dokumentu.
2. Wpisz NIP sprawdzanej firmy. NIP jednoznacznie wskazuje podmiot. Nazwa firmy bywa podobna u kilku spółek, a jednoosobowa działalność może mieć w nazwie tylko imię i nazwisko.
3. Zapłać albo użyj puli z abonamentu. Bez umowy płacisz 49,99 zł brutto za jedno sprawdzenie. W abonamencie sprawdzenie schodzi z miesięcznej puli, a po jej wyczerpaniu kosztuje 39 zł netto.
4. Pobierz raport i zapisz go przy dokumentach transakcji. Według KRD odpowiedź przychodzi w kilka sekund. Zapisz plik z datą, bo stan rejestru zmienia się z dnia na dzień.

Jedna rzecz, o której warto wiedzieć przed kliknięciem. Biuro prowadzi rejestr zapytań, a firma, której dane dotyczą, może się z niego dowiedzieć, kto i kiedy o nią pytał oraz jakie informacje dostał, w okresie ostatnich 12 miesięcy (art. 27 ustawy). Sprawdzenie nie jest więc anonimowe. W relacjach biznesowych to zwykle nie problem, bo sprawdzanie kontrahenta jest normalną praktyką, ale nie ma sensu udawać, że druga strona się nie dowie.

Co pokazuje raport KRD o firmie

Podstawą raportu są informacje gospodarcze przekazane przez wierzycieli: kto wpisał dług, na jaką kwotę, z jakiego tytułu i od kiedy jest wymagalny. W wersji rozszerzonej KRD dokłada własną Analizę Wiarygodności Płatniczej z Kategorią Wiarygodności Płatniczej, czyli scoringiem ryzyka, i rekomendowanym Limitem Kupieckim, a także dane z Bazy Sprawozdań Finansowych, którą biuro buduje z repozytorium dokumentów finansowych KRS.

Do sprawdzenia firmy, także jednoosobowej działalności, nie potrzebujesz jej zgody. Zgoda w postaci upoważnienia jest potrzebna dopiero przy sprawdzaniu osoby prywatnej jako konsumenta, i tej usługi KRD w ogóle nie udostępnia podmiotom bez umowy.

Czego KRD nie pokaże o kontrahencie

Tu leży największe nieporozumienie. Czysty raport z KRD nie znaczy, że firma jest bezpieczna. Znaczy tylko tyle, że żaden wierzyciel jej do tego biura nie wpisał. Rejestr dłużników nie wie nic o tym, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy numer konta z jego faktury jest w wykazie Ministerstwa Finansów i kto zasiada w zarządzie spółki.

Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto na konto spoza wykazu tracisz koszt podatkowy i odpowiadasz solidarnie za VAT sprzedawcy, niezależnie od tego, co mówi KRD. Dlatego kolejność, która ma sens w firmie, wygląda tak: rejestry państwowe przed każdym przelewem i przed umową, biuro informacji gospodarczej przed udzieleniem terminu płatności. Status VAT, rachunki i dane z KRS w jednym odczycie po NIP sprawdzisz na górze tej strony, a całą procedurę należytej staranności opisuje strona sprawdzanie kontrahenta.

Kiedy jednorazowe sprawdzenie, a kiedy abonament KRD

Rachunek jest prosty. Abonament z jedną bezpłatną weryfikacją w miesiącu kosztuje 450 zł netto, a do tego dochodzi 500 zł aktywacji, które przepadają przy rezygnacji. Za pierwszy miesiąc (950 zł netto, czyli 1 168,50 zł brutto) kupisz 23 jednorazowe sprawdzenia po 49,99 zł brutto, a za każdy kolejny (553,50 zł brutto) jedenaście. Pakiet z pięcioma sprawdzeniami miesięcznie (550 zł netto) zaczyna się bronić dopiero wtedy, gdy co miesiąc rzeczywiście sprawdzasz pięciu nowych odbiorców i wpisujesz własnych dłużników do rejestru, bo to drugie jest w abonamencie głównym powodem jego kupna.

Jeśli pozyskujesz wielu nowych klientów naraz, na przykład z kupionych leadów sprzedażowych B2B, opłaca się podział pracy. Rejestr dłużników sprawdzasz tylko u tych, którym dajesz termin płatności powyżej kilku tysięcy złotych. Rejestry państwowe sprawdzasz u wszystkich, bo kosztują ułamek i chronią przed innym ryzykiem. Kto już ma abonament i chce z niego wyjść, znajdzie terminy i koszty we wpisie KRD wypowiedzenie umowy, a porównanie cen KRD, BIG InfoMonitor i ERIF we wpisie biura informacji gospodarczej, cennik dla firm.

Najczęstsze pytania o sprawdzenie firmy w KRD

Czy sprawdzenie w KRD jest płatne?

Sprawdzenie innej firmy jest płatne. Bez umowy kosztuje 49,99 zł brutto, wniosek jednolity 30 zł brutto od biura, a w abonamencie sprawdzenia schodzą z puli, po której każde kosztuje 39 zł netto. Bezpłatnie raz na 6 miesięcy sprawdzisz tylko dane o sobie, jeśli jesteś konsumentem albo prowadzisz jednoosobową działalność.

Czy można sprawdzić firmę w KRD bez jej zgody?

Tak. Informacje gospodarcze o przedsiębiorcy, także o jednoosobowej działalności, biuro ujawnia bez jego zgody. Upoważnienie jest potrzebne tylko przy sprawdzaniu konsumenta. Sprawdzana firma może natomiast w rejestrze zapytań zobaczyć, kto i kiedy o nią pytał w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Jak sprawdzić swoją firmę w KRD?

Załóż konto, potwierdź tożsamość i zamów raport o sobie. Firma bez umowy z KRD płaci 21 zł brutto. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie płaci, jeśli pyta nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Klienci z abonamentem pobierają dane o sobie bez limitu w ramach opłaty miesięcznej.

Czy brak wpisu w KRD znaczy, że firma jest wypłacalna?

Nie. Znaczy tylko, że żaden wierzyciel nie wpisał jej długu do tego biura. Dług mógł trafić do innego biura albo nie trafić nigdzie. Brak wpisu nie mówi też nic o statusie VAT, rachunkach i reprezentacji spółki, które trzeba sprawdzić w wykazie VAT i w KRS przed umową i przelewem.