GUS dane firm: wyszukiwarka REGON w praktyce

GUS udostępnia dane firm w wyszukiwarce rejestru REGON, czyli rejestru podmiotów gospodarki narodowej. Znajdziesz tam nazwę, adres, formę prawną, kody PKD, daty zdarzeń i jednostki lokalne, a szukać możesz po numerze REGON, NIP i nazwie. Rejestr jest bezpłatny, jawny i obejmuje wszystkie podmioty, także te spoza KRS i CEIDG.

To jest najbardziej niedoceniany z polskich rejestrów. Wszyscy znają KRS, wielu zna białą listę, a REGON kojarzy się z numerem, który trzeba gdzieś wpisać. Tymczasem to jedyne miejsce, w którym dane wszystkich rodzajów podmiotów stoją w tym samym formacie.

Co dokładnie znajdziesz w rejestrze

• Nazwa i adres w układzie zgodnym z podziałem terytorialnym kraju.
• Forma prawna i forma własności, czyli klasyfikacja podmiotu.
• Kody PKD: działalność przeważająca i pozostałe. To najpełniejsze źródło kodów, opisane szerzej na stronie kody PKD.
• Daty zdarzeń: powstania, wpisu, zawieszenia i wznowienia, skreślenia.
• Jednostki lokalne, czyli oddziały i zakłady, każda z własnym czternastocyfrowym numerem REGON.

Numer podmiotu ma dziewięć cyfr, a numer jednostki lokalnej czternaście, przy czym pierwsze dziewięć cyfr jest wspólne. W obu wariantach ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną.

Trzy sposoby wyszukiwania

1. Po numerze REGON. Najpewniejszy, bo numer jest jednoznaczny i nie powtarza się między podmiotami. Raz nadany nie jest nadawany ponownie.
2. Po numerze NIP. Najczęściej używany w praktyce, bo NIP masz na fakturze, a numeru REGON zwykle nie.
3. Po nazwie. Działa, ale przy nazwach ogólnych zwraca wiele wyników, więc warto zawęzić je miejscowością.

Jeżeli masz tylko numer NIP i chcesz dojść do numeru REGON, jest jeszcze krótsza droga: wykaz podatników VAT zwraca REGON razem z resztą danych rejestrowych. Sprawdzisz to bez zakładania konta w wyszukiwarce po NIP, a sam numer i jego rolę opisuje strona REGON firmy.

Czego w rejestrze REGON nie ma

To równie ważne, bo oszczędza szukania w złym miejscu:

• Statusu podatnika VAT i numerów rachunków. To osobny wykaz Ministerstwa Finansów, opisany na stronie biała lista podatników VAT.
• Sposobu reprezentacji spółki. Kto może podpisać umowę, stoi w dziale drugim wpisu do KRS.
• Sprawozdań finansowych. Te leżą w Repozytorium Dokumentów Finansowych, opisanym na stronie sprawozdania finansowe.
• Informacji o zaległościach i postępowaniach. Rejestr jest statystyczny, nie ocenia podmiotów i nie prowadzi żadnego rodzaju scoringu.

Dlaczego dane w GUS bywają inne niż w KRS

Bo rejestry aktualizują się niezależnie od siebie i w różnym tempie. Zmiana adresu zgłoszona do sądu rejestrowego pojawia się w rejestrze statystycznym z opóźnieniem, a czasem odwrotnie. Nie jest to błąd żadnej ze stron, tylko konsekwencja tego, że są to dwa osobne zbiory prowadzone w dwóch różnych celach.

W praktyce przyjmuje się, że przy rozbieżności danych rejestrowych spółki wiążący jest wpis sądowy, a rejestr statystyczny traktuje się jako uzupełnienie, głównie w zakresie kodów PKD. Nasza karta firmy pokazuje z tego powodu obie wartości i źródło przy każdym polu, zamiast wybierać za użytkownika. Pełny spis pól stoi na stronie dane firm po NIP.

Kiedy rejestr REGON jest właściwym pierwszym krokiem

W dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy nie wiesz, jaką formę prawną ma podmiot, więc nie wiesz, czy szukać w KRS, czy w CEIDG. REGON obejmuje wszystkich, więc rozstrzyga to jednym zapytaniem. Po drugie, gdy interesują Cię kody PKD, bo dla wszystkich rodzajów podmiotów stoją tam w jednym formacie.

W pozostałych przypadkach, zwłaszcza gdy chodzi o decyzję o zapłacie faktury, sensowniej zacząć od wykazu podatników VAT, bo to on rozstrzyga o skutkach podatkowych. Kolejność całej procedury rozpisaliśmy na stronie weryfikacja kontrahenta. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.