Sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy z listą kontrolną, kosztem weryfikacji i tym, co realnie widać w rejestrach

Przed podpisaniem umowy sprawdza się cztery rzeczy i trzy z nich są bezpłatne: czy firma istnieje i w jakiej formie prawnej, kto ma prawo ją reprezentować, czy jest czynnym podatnikiem VAT i na jakie rachunki wolno jej płacić. Czwarta, czyli zadłużenie wobec innych wierzycieli, jest zawsze płatna i kosztuje od 30 zł brutto za pojedyncze zapytanie. Całość zajmuje kilkanaście minut, a przy stałej współpracy warto to zautomatyzować, bo dane zmieniają się po podpisaniu umowy, nie przed.

Ten tekst jest dla osoby, która ma na biurku umowę do podpisania z firmą, z którą jeszcze nie pracowała. Nie o formalności chodzi, tylko o cztery ryzyka: że druga strona nie zapłaci, że umowę podpisze ktoś bez umocowania, że urząd zakwestionuje koszt i VAT z faktur, i że pieniądze pójdą na niewłaściwy rachunek. Każde z nich ma inne źródło danych i inną cenę. Pełną listę ośmiu sygnałów, razem ze sprawozdaniem finansowym i zaległościami w urzędzie, zebraliśmy na stronie sprawdzenie wiarygodności firmy.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy

Kolejność nie jest przypadkowa. Zaczyna się od tego, co rozstrzyga o ważności umowy, a kończy na tym, co rozstrzyga o pieniądzach. Jeżeli pierwsze dwa punkty wypadną źle, reszty nie ma po co sprawdzać.

Pierwsze pięć pozycji odczytasz w jednym miejscu, jeżeli masz NIP drugiej strony. Ten sam numer otwiera wykaz podatników VAT i pozwala znaleźć numer KRS, więc nie trzeba przeskakiwać między trzema wyszukiwarkami. Kolejność pracy opisuje szerzej strona weryfikacja kontrahenta.

Kto podpisuje umowę i czy w ogóle może

To jest najczęściej pomijany punkt i jednocześnie jedyny, który potrafi unieważnić cały kontrakt. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania jest czynnością dokonaną przez rzekomego pełnomocnika i jej skuteczność zależy od potwierdzenia przez firmę, której nie musi udzielić.

W odpisie z KRS szukasz dwóch rzeczy. Pierwsza to organ uprawniony do reprezentacji i wpisany przy nim sposób reprezentacji: samodzielnie przez każdego członka zarządu albo łącznie przez dwóch. Druga to prokura, bo prokurent podpisuje samodzielnie w zakresie czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ale nie zbędzie nieruchomości bez odrębnego pełnomocnictwa. Jeżeli umowę podpisuje ktoś, kogo w odpisie nie ma, poproś o pełnomocnictwo na piśmie i sprawdź, kto je podpisał. Skąd wziąć sam dokument, tłumaczy strona odpis KRS.

Przy jednoosobowej działalności problem wygląda inaczej: reprezentuje przedsiębiorca albo jego pełnomocnik, a w CEIDG zobaczysz też, czy działalność nie jest zawieszona. Umowa z zawieszoną działalnością nie jest nieważna, ale mówi coś o sytuacji drugiej strony.

Ile kosztuje sprawdzenie kontrahenta przed umową

Dane z rejestrów państwowych są bezpłatne. Płaci się za trzy rzeczy: za informacje o długach, za czas człowieka i za to, żeby sprawdzenie zostawiło po sobie dowód. Ostatni punkt brzmi formalnie, ale to on decyduje, czy dwa lata później będziesz miał czym wykazać należytą staranność.

Pełne zestawienie pakietów biura informacji gospodarczej, z opłatą aktywacyjną i ceną sprawdzenia po wyczerpaniu limitu, rozpisaliśmy na stronie KRD cennik i koszt sprawdzenia firmy. Rachunek za samo sprawdzanie statusu VAT przy różnych wolumenach jest we wpisie sprawdzanie kontrahentów VAT: ile to kosztuje.

Co zrobić, gdy sprawdzenie wypada niejednoznacznie

Rzadko bywa tak, że rejestry mówią wprost „nie podpisuj". Częściej widać coś pośredniego: spółka zarejestrowana trzy miesiące temu, kapitał zakładowy 5 000 zł, brak sprawozdania za ostatni rok, zarząd zmieniony dwa razy. Żadna z tych rzeczy nie przesądza o niczym, ale razem zmieniają to, na jakich warunkach warto podpisać.

Zamiast odmawiać współpracy, przesuwa się ryzyko. Najprostsze narzędzia to zaliczka albo płatność z góry przy pierwszych zleceniach, krótszy termin płatności, niższy limit kwoty zaangażowanej naraz i faktura częściowa zamiast jednej na koniec. Przy większych kwotach stosuje się zabezpieczenia rzeczowe albo weksel z deklaracją wekslową. Gdy w grę wchodzą naprawdę duże pieniądze, drugą stronę prosi się o oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego na podstawie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego: koszt taksy jest znany z góry, a w razie braku zapłaty pomijasz cały proces sądowy i idziesz od razu do komornika z klauzulą wykonalności. Wystarczy umówić wizytę u notariusza i przygotować projekt oświadczenia razem z umową, bo po podpisaniu kontraktu druga strona nie ma już powodu, żeby na nie przystać.

Osobna sprawa to moment, w którym umowa zaczyna działać. Sprawdzenie sprzed podpisania traci aktualność przy pierwszej fakturze, bo rachunek bankowy i status VAT zmieniają się w trakcie współpracy, a nie przed nią. Dlatego przy stałych dostawcach ustawia się monitoring zmian w KRS i wykazie VAT, który zgłasza się sam, zamiast czekać na następne ręczne sprawdzenie.

Jak sprawdzić czy firma ma długi?

Wyłącznie w biurze informacji gospodarczej i zawsze odpłatnie. KRD, BIG InfoMonitor i ERIF prowadzą rejestry wpisów zgłoszonych przez wierzycieli, a ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych wprost przewiduje odpłatność takiego zapytania. Najtańszy jest wniosek jednolity za 30,00 zł brutto, bo obejmuje dane z dwóch biur naraz. Żaden rejestr państwowy, w tym KRS i wykaz podatników VAT, nie pokazuje niezapłaconych faktur.

Czy trzeba sprawdzać kontrahenta przed podpisaniem umowy?

Żaden przepis nie nakazuje tego wprost, ale skutki braku sprawdzenia ponosi kupujący. Przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu z faktury wystawionej do końca 2026 roku tracisz koszt podatkowy i odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy. W sporze o odliczenie VAT organ pyta o należytą staranność, a dowodem jest sprawdzenie zrobione przed transakcją, nie po niej.

Co grozi za podpisanie umowy z osobą bez umocowania?

Umowa zawarta przez osobę działającą bez umocowania albo z jego przekroczeniem jest bezskuteczna do czasu potwierdzenia przez firmę, w imieniu której działała. Jeżeli firma odmówi potwierdzenia, zostajesz z roszczeniem wobec osoby, która podpisała, a nie wobec spółki. Dlatego sposób reprezentacji z odpisu KRS sprawdza się przed podpisem, a nie po pierwszej niezapłaconej fakturze.

Czy wydruk ze sprawdzenia wystarczy jako dowód?

Wystarczy, jeżeli zawiera identyfikator wyszukiwania nadany przez Ministerstwo Finansów, datę i godzinę odczytu oraz listę rachunków, i powstał w dniu zlecenia przelewu. Zrzut ekranu bez identyfikatora jest słabym dowodem, a wydruk zrobiony tydzień po płatności nie mówi nic o stanie wykazu w dniu, który się liczy. Status samej firmy sprawdzisz na stronie sprawdzenie podatnika VAT, a poziomy z archiwum sprawdzeń są w cenniku.