Biała lista VAT nr konta i sprawdzanie rachunku przed przelewem

Rachunki widoczne w wykazie podatników VAT to rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez przedsiębiorcę do urzędu skarbowego. Przy transakcji powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza utratę kosztu podatkowego i odpowiedzialność solidarną za VAT sprzedawcy. Sankcję wyłącza zawiadomienie ZAW-NR złożone w terminie albo zapłata w mechanizmie podzielonej płatności.

Skąd wykaz bierze numery rachunków

Nie z banku i nie z faktury, tylko ze zgłoszenia identyfikacyjnego przedsiębiorcy. Spółki zgłaszają rachunek przez formularz aktualizacyjny do urzędu skarbowego, jednoosobowe działalności przez wniosek w CEIDG. Rachunek trafia do wykazu po weryfikacji.

Z tego wynika najważniejsza konsekwencja praktyczna: numer w wykazie i numer na fakturze to dwie niezależne wartości. Sprzedawca może otworzyć nowy rachunek, wpisać go na fakturę i zapomnieć zgłosić do urzędu, a wtedy przelew wykonany zgodnie z fakturą i tak będzie przelewem na rachunek spoza wykazu.

Dlaczego rachunku z faktury czasem nie ma w wykazie

• To rachunek wirtualny. Duzi wystawcy nadają każdemu kontrahentowi osobny numer techniczny przypisany do jednego rachunku rozliczeniowego. Takie numery w wykazie nie występują, ale płatność na nie jest traktowana jak płatność na rachunek z wykazu. Ministerstwo Finansów udostępnia dla nich osobne sprawdzenie.
• To rachunek osobisty, a nie firmowy. Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy osoby fizycznej nie jest rachunkiem rozliczeniowym i do wykazu nie trafia.
• Sprzedawca go nie zgłosił. Najczęstszy przypadek przy nowo otwartych rachunkach.
• Rachunek jest zagraniczny. Wykaz obejmuje rachunki prowadzone w polskim systemie bankowym i w spółdzielczych kasach. Gdy polski czynny podatnik VAT każe płacić na konto w banku za granicą, po przelewie od 15 000 zł składasz ZAW-NR, a konto w euro w polskim banku sprawdzasz w wykazie jak każde inne, co opisuje strona rachunek walutowy a biała lista.

Pierwszy przypadek jest bezpieczny, trzy pozostałe wymagają rozmowy przed przelewem, a nie po nim.

Próg 15 000 zł liczy się od transakcji, nie od faktury

To rozróżnienie kosztuje najwięcej pieniędzy. Próg odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, a nie do pojedynczej płatności. Podzielenie zapłaty na trzy przelewy po sześć tysięcy nie sprawia, że transakcja przestaje przekraczać próg.

Dotyczy to płatności między przedsiębiorcami. Transakcja z konsumentem tej sankcji nie wywołuje. Pełny opis skutków, razem z podstawą, na której stoją, znajdziesz na stronie biała lista podatników VAT.

Gdy przelew już poszedł, masz dwie drogi wyjścia

Zawiadomienie ZAW-NR

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty, w terminie siedmiu dni od dnia zlecenia przelewu. Adresat zmienił się 1 lipca 2020 roku, razem z wydłużeniem terminu z trzech dni do siedmiu, więc odpowiedź wskazująca urząd wystawcy faktury jest już nieaktualna. Złożone w terminie zdejmuje obie sankcje, czyli utratę kosztu i odpowiedzialność solidarną.

Termin jest krótki, więc reakcja musi być szybka. To jest główny argument za tym, żeby sprawdzać rachunek przed przelewem, a nie ufać, że wyjaśni się później. Sam formularz, razem z sytuacjami, w których nie trzeba go składać w ogóle, rozkładamy w tekście ZAW-NR.

Mechanizm podzielonej płatności

Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności również wyłącza sankcję, także wtedy, gdy rachunek nie figuruje w wykazie. To rozwiązanie na przyszłość, a nie na przelew już wysłany zwykłym przelewem.

Jak sprawdzać rachunki, gdy faktur jest dwieście miesięcznie

Ręcznie się nie da i nikt tego nie robi. Sensowne podejścia są dwa.

Pierwsze to sprawdzanie przed płatnością, z listy: import kontrahentów i zbiorcze sprawdzenie zamiast pojedynczych zapytań. Drugie to obserwowanie zmian: kontrahent zostaje pod obserwacją, a alert przychodzi wtedy, gdy zmieni się lista jego rachunków albo status podatnika. Opisuje to strona monitoring KRS i wykazu VAT.

W obu przypadkach zostaje ten sam ślad: data, godzina i identyfikator zapytania z rejestru. Dlaczego to jest ważniejsze niż sam wynik, tłumaczymy na stronie weryfikacja kontrahenta.

Jedno sprawdzenie na próbę

Odczyt na naszej stronie zwraca listę rachunków figurujących w wykazie razem ze statusem podatnika i resztą danych rejestrowych. W widoku publicznym numery są częściowo zamaskowane, bo jest to strona bez logowania, a pełne numery i porównanie z rachunkiem z faktury są w koncie. Sprawdzisz to bez zakładania konta w wyszukiwarce po NIP. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.