Płatność powyżej 15 000 zł: przelewy powyżej 15000 zł, biała lista i split payment przy umowach stałych

Próg 15 000 zł liczy się od jednorazowej wartości całej transakcji brutto, a nie od pojedynczej faktury ani raty. Przy umowie ramowej, najmie, leasingu czy stałej obsłudze wszystkie płatności z jednej umowy tworzą jedną transakcję, więc już pierwszy przelew na 500 zł może podlegać białej liście. Po przekroczeniu progu zapłata musi przejść przez rachunek płatniczy, trafić na rachunek z wykazu podatników VAT, a przy towarach z załącznika nr 15 do ustawy o VAT także przez split payment.

Ten tekst jest dla osoby, która puszcza przelewy do dostawców i musi zdecydować, których kontrahentów sprawdzać przed płatnością. Najczęstszy błąd, jaki widzimy w procedurach, to filtr „sprawdzamy faktury powyżej 15 000 zł". Wygląda rozsądnie i przepuszcza większość stałych dostawców, u których ryzyko jest największe.

Jak liczyć próg 15 000 zł przy przelewach

Źródłem progu jest art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Płatność między przedsiębiorcami musi przejść przez rachunek płatniczy, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Na ten sam przepis powołują się art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT, które odbierają koszt przy zapłacie poza rachunkiem z wykazu, więc próg liczysz tak samo przy gotówce i przy białej liście. Kwota jest brutto, czyli z VAT.

Czy przy umowie ramowej każde zamówienie to osobna transakcja?

Nie. Tak twierdziły starsze interpretacje, na przykład Dyrektora KIS z 7 lipca 2017 roku (0111-KDIB2-3.4010.13.2017.1.AZE), według której przy nieznanej z góry wartości umowy liczyło się każdy okres rozliczeniowy osobno. 9 grudnia 2019 roku Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił takie interpretacje i przyjął, że strony umowy ramowej nie zawierają nowej transakcji z każdym zamówieniem, tylko cały czas wykonują tę samą umowę. Wcześniej w podobnym duchu orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w sprawie najmu (III SA/Wa 1465/18).

Praktyczny skutek jest prosty. Dostawca, któremu płacisz co miesiąc drobne kwoty na podstawie jednej umowy, prawie zawsze jest kontrahentem powyżej progu. Jeżeli Twój filtr patrzy na kwotę faktury, nie zobaczy go nigdy.

Najem, leasing i abonament na czas nieokreślony

Przy umowie bez daty końcowej rozstrzyga to, co wiadomo na pewno. Jeśli płatności, które wystąpią co najmniej do upływu najkrótszego okresu wypowiedzenia, przekraczają 15 000 zł, obowiązki działają od pierwszej płatności. Jeśli nie da się tego przesądzić, obowiązek zaczyna się w chwili, w której suma płatności przekroczy próg, i od tego momentu każdy kolejny przelew musi iść na rachunek z wykazu.

To właśnie w tej grupie zdarza się najwięcej przelewów poza wykazem. Umowa z leasingodawcą czy wynajmującym trwa latami, numer rachunku wpisano do systemu raz, a w międzyczasie kontrahent zmienił bank. Rachunek z wykazu sprzed trzech lat nie chroni przed sankcją za przelew zlecony dzisiaj.

Trzy obowiązki, które uruchamia przekroczenie progu

Przy trzecim obowiązku warto pamiętać o szczególe, który łatwo przeoczyć: wystarczy jedna pozycja z załącznika nr 15, nawet za 100 zł, na fakturze o wartości powyżej progu, a całą należność płacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Co grozi za naruszenie drugiego obowiązku w każdej z typowych sytuacji, rozpisaliśmy na stronie zapłata na rachunek spoza białej listy.

Czy split payment zwalnia ze sprawdzania białej listy?

Formalnie tak: zapłata w mechanizmie podzielonej płatności wyłącza sankcje za rachunek spoza wykazu, zarówno kosztową, jak i solidarną odpowiedzialność w VAT. W praktyce MPP nie zastąpi sprawdzania, z dwóch powodów. Po pierwsze, sporo działów finansowych płaci w MPP tylko faktury, które muszą tak iść, a reszta wychodzi zwykłym przelewem. Po drugie, sprawdzenie wykazu to nie tylko rachunek, ale też status VAT sprzedawcy, a od niego zależy prawo do odliczenia podatku z faktury.

Przepis działa zresztą w obie strony. Art. 19 mówi o dokonywaniu i przyjmowaniu płatności, więc sprzedawca, który przy dużym zamówieniu bierze gotówkę, narusza go tak samo jak kupujący. Jeżeli Twoi klienci chcą płacić od ręki przy zamówieniu, zamiast gotówki lepiej dać im płatności online kartą, BLIK-iem albo szybkim przelewem, które lądują na rachunku firmy.

Których kontrahentów sprawdzać przed przelewem powyżej 15 000 zł

Skoro progu nie da się odczytać z faktury, bezpieczna reguła brzmi: sprawdzaj każdego kontrahenta, z którym masz umowę o łącznej wartości powyżej 15 000 zł, i sprawdzaj go przy każdej płatności, a nie raz przy podpisaniu umowy. W firmie z kilkudziesięcioma stałymi dostawcami to kilkaset odczytów wykazu miesięcznie. Ręcznie, strona po stronie, nikt tego rzetelnie nie robi, dlatego procedury rozjeżdżają się z praktyką.

W Businesses robi się to inaczej. Listę kontrahentów wczytujesz z pliku CSV, a monitoring odczytuje ich codziennie z wykazu podatników VAT i z KRS. Gdy zmieni się lista rachunków, status VAT albo zarząd, dostajesz alert przed kolejną płatnością, a każde sprawdzenie zostawia PDF z identyfikatorem zapytania na dzień przelewu. Monitoring i import zaczynają się od poziomu Biuro za 399 zł netto miesięcznie. Jak działają alerty, opisuje strona monitoring KRS i wykazu VAT, a zestawienie poziomów jest w cenniku.

Jeżeli sprawdzasz pojedynczy rachunek z faktury, zacznij od wyszukiwarki na górze tej strony. Jakie rachunki w ogóle trafiają do wykazu i dlaczego rachunek wirtualny bywa w nim niewidoczny, wyjaśnia strona biała lista rachunek bankowy.

Płatność powyżej 15 000 zł: najczęstsze pytania

Czy 15 000 zł to kwota netto czy brutto?

Brutto. Próg z art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy wartości transakcji, a więc kwoty, którą faktycznie płacisz, razem z VAT. Faktura na 12 500 zł netto z VAT 23 procent to 15 375 zł brutto i przekracza próg, mimo że kwota netto na pierwszy rzut oka jest poniżej.

Czy można rozbić płatność na mniejsze przelewy, żeby zejść poniżej progu?

Nie. Próg dotyczy wartości transakcji bez względu na liczbę płatności, więc podział należności na raty albo kilka faktur niczego nie zmienia. Każdy przelew z transakcji powyżej 15 000 zł musi trafić na rachunek z wykazu, także ten na 1 000 zł.

Czy płatność gotówką powyżej 15 000 zł można naprawić zawiadomieniem?

Nie. ZAW-NR dotyczy wyłącznie przelewu na rachunek spoza wykazu. Zapłata gotówką przy transakcji powyżej progu oznacza, że wydatek nie jest kosztem podatkowym, a jeżeli był już zaksięgowany, zmniejszasz koszty albo zwiększasz przychody w miesiącu zapłaty. Termin i właściwy urząd dla zawiadomienia przy przelewie opisuje wpis ZAW-NR.