Plik płaski biała lista: ile kosztuje masowa weryfikacja rachunków kontrahentów

Plik płaski białej listy jest bezpłatny i nie ma limitu pobrań, ale sam niczego nie sprawdza. To codzienne archiwum 7z o szacowanej wielkości 200 MB z samymi skrótami SHA-512: żeby potwierdzić jedną parę NIP i numer rachunku, musisz u siebie złożyć ciąg znaków, przeliczyć go 5000 razy i porównać wynik, a przy rachunkach wirtualnych powtórzyć to dla każdej maski banku. Koszt pliku płaskiego to więc koszt programu, serwera i archiwum, które trzeba zbudować wokół niego.

Ten tekst jest dla działu finansowego albo biura rachunkowego, które puszcza setki przelewów miesięcznie i właśnie decyduje, jak sprawdzać rachunki hurtowo. Wszystkie parametry techniczne poniżej pochodzą ze specyfikacji Ministerstwa Finansów z 26 sierpnia 2020 roku, która nadal jest aktualną wersją dokumentacji na podatki.gov.pl.

Co dokładnie jest w pliku płaskim

Plik zawiera te same dane, którymi zasilany jest wykaz podatników VAT w wyszukiwarce i w API, ale w formie, której nie da się przeczytać. Numer NIP ani numer rachunku nie występują w nim jawnie. Jest tylko lista skrótów, na które te dane zostały przeliczone.

Plik płaski czy API wykazu: które wybrać do masowego sprawdzania?

Plik płaski wybierasz wtedy, gdy liczba sprawdzeń przekracza limity API wykazu albo gdy system płatności nie może zależeć od dostępności serwera Ministerstwa w chwili przelewu. API wybierasz, gdy potrzebujesz jawnych danych firmy i identyfikatora zapytania. Oba źródła mają te same dane, różnią się tym, co zwracają i ile pracy wymagają.

Uczciwie: dla systemu ERP, który co noc puszcza tysiące płatności i ma zespół programistów, plik płaski jest dobrym wyborem i nie ma powodu płacić za niego komukolwiek. Zestawienie wszystkich interfejsów rejestrowych, łącznie z tym, co dzieje się po przekroczeniu limitu wykazu, jest na stronie API do KRS, REGON i wykazu VAT.

Gdzie plik płaski zjada czas

Rachunki wirtualne i maski

Jeżeli skrót pary nie znalazł się w bloku czynnych ani zwolnionych, specyfikacja każe wziąć maski rachunków wirtualnych. Szukasz maski po ośmiu cyfrach identyfikatora banku i oddziału, w miejsca oznaczone literami Y wstawiasz cyfry z rachunku kontrahenta, pozostałe zamieniasz na litery X i przeliczasz skrót od nowa. Jeden bank może mieć kilka masek, a MF pisze wprost, że wynik negatywny wolno stwierdzić dopiero po przebadaniu wszystkich. Faktury od operatorów, dostawców energii i kurierów to właśnie ten przypadek, więc nie da się go pominąć.

Wynik negatywny niczego nie wyjaśnia

Brak skrótu może oznaczać prywatny rachunek ROR, literówkę w numerze, kontrahenta niezarejestrowanego, wykreślonego z rejestru albo zagraniczne konto. Plik nie powie, który to wariant. Księgowa i tak musi potem zajrzeć do wykazu, żeby zdecydować, czy wstrzymać przelew, czy prosić o inne konto. Które rachunki w wykazie są, a których nie będzie nigdy, rozpisaliśmy w tabeli na stronie biała lista rachunek bankowy. Przy cesji wierzytelności na faktora plik trzeba odpytać parą NIP faktora i jego rachunku, a nie danymi dostawcy z faktury.

Dowód sprawdzenia trzeba zbudować samemu

Plik płaski nie daje identyfikatora zapytania. Dowodem jest więc Twój własny zapis: data pliku, suma kontrolna, para, która była sprawdzana, i wynik. Ministerstwo trzyma pliki tylko przez 30 dni, a dowód jest potrzebny do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli pięć lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Jak ma wyglądać taki dokument, żeby obronił się przy kontroli, pokazujemy na stronie raport z weryfikacji kontrahenta VAT.

Infrastruktura, która działa o północy

Zadanie musi pobrać plik tuż po publikacji, sprawdzić sumę, rozpakować 200 MB i przygotować indeks skrótów, zanim rano ruszą przelewy. To nie jest skrypt na laptopie księgowej, tylko usługa z monitoringiem, bo cichy błąd pobierania oznacza, że cały dzień płatności sprawdzany jest na wczorajszym pliku albo wcale. W praktyce kończy się to na serwerze w firmowej serwerowni albo na hostingu dla firm z harmonogramem zadań i alertem, gdy pobranie się nie uda.

Lista prac przy wdrożeniu pliku płaskiego

1. Codzienne pobranie archiwum 7z o 00:01 i ponawianie przy błędzie.
2. Weryfikacja sumy kontrolnej SHA-512 i rozpakowanie.
3. Odczyt nagłówka: data generowania, liczba transformacji, schemat wsadu.
4. Normalizacja NIP i numeru rachunku z faktur do postaci 10 i 26 cyfr.
5. Przeliczenie skrótu i wyszukanie w blokach czynnych i zwolnionych.
6. Pętla po wszystkich maskach banku dla wyników negatywnych.
7. Zapis dowodu z datą pliku i przechowywanie kopii przez pięć lat.
8. Ścieżka dla wyniku negatywnego: kto sprawdza w wykazie i kto wstrzymuje przelew.
9. Testy na danych przykładowych z dokumentacji MF po każdej zmianie specyfikacji.

Pozycje od pierwszej do szóstej to jednorazowa praca programisty. Siódma, ósma i dziewiąta zostają na zawsze i to one decydują o koszcie. Jeżeli w firmie nie ma nikogo, kto będzie ich pilnował za rok, plik płaski przestaje być darmowy w dniu, w którym ta osoba odejdzie.

Kiedy plik płaski się nie opłaca

Gdy kontrahentów jest kilkudziesięciu albo kilkuset, a nie kilkadziesiąt tysięcy, rachunek zwykle wychodzi na korzyść gotowego narzędzia. Lista kontrahentów w pliku CSV wchodzi na konto jednym importem, każde sprawdzenie zostawia PDF z identyfikatorem zapytania, a obserwowane firmy dostają alert, gdy zmienią rachunek albo wypadną z rejestru VAT. Poziom Biuro kosztuje 399 zł netto miesięcznie za 2 000 sprawdzeń i 500 obserwowanych firm, poziom Firma 999 zł za 10 000 sprawdzeń, 5 000 obserwowanych firm i API. Pełne porównanie jest w cenniku, a sposób działania alertów opisuje monitoring KRS.

Pytania o plik płaski

Czy plik płaski jest dowodem sprawdzenia kontrahenta?

Sam plik nie jest dokumentem sprawdzenia konkretnej firmy, bo nie zawiera jawnych danych i identyfikatora zapytania. Dowodem jest zapis Twojego systemu: data pliku, para NIP i rachunek oraz wynik porównania. Dlatego przy wdrożeniu trzeba zaplanować log i przechowywanie kopii pliku, bo Ministerstwo udostępnia archiwum tylko z ostatnich 30 dni.

Czy plik płaski można otworzyć w Excelu?

Nie w użyteczny sposób. To JSON o wielkości kilkuset megabajtów zawierający wyłącznie skróty SHA-512, więc po otwarciu nie zobaczysz ani nazw firm, ani numerów kont. Do sprawdzenia pary potrzebny jest program, który przeliczy skrót z danych z faktury. Jeżeli pracujesz na liście w arkuszu, wygodniej jest wczytać ją jako CSV do narzędzia, które odpytuje wykaz.

Czy plik płaski obejmuje rachunki wirtualne?

Tak, ale nie wprost. Plik zawiera maski rachunków wirtualnych dla banków, które je stosują. Numer z faktury trzeba przerobić według maski i przeliczyć skrót ponownie, a jeśli bank ma kilka masek, powtórzyć to dla każdej. Dopiero po sprawdzeniu wszystkich wolno uznać, że rachunku nie ma w wykazie.

Czy plik płaski pokazuje podatników zwolnionych z VAT?

Tak. Skróty są podzielone na dwa bloki: podatników czynnych i podatników zwolnionych. Plik nie zawiera natomiast podmiotów niezarejestrowanych ani wykreślonych, więc brak skrótu nie mówi, czy firma nigdy nie była w rejestrze, czy została z niego usunięta. Status z datą wykreślenia zobaczysz dopiero w wykazie.